Im Rahmen der Geschäftstätigkeit eines Handelsunternehmens ist es in der Regel natürlich nicht möglich, dass der Inhaber jede noch so kleine Handlung seiner Mitarbeiter einzeln absegnet. Aus diesem Grund ist es üblich, Angestellte mit einer sogenannten Handlungsvollmacht auszustatten.
Wir erklären Ihnen, was bei der Ausstellung wichtig ist und welche Arten von Vollmachten es gibt. Außerdem können Sie sich auf dieser Seite ein Muster für Ihre Handlungsvollmacht herunterladen.
Was ist eine Handlungsvollmacht?
Durch das Ausstellen einer Handlungsvollmacht erhält der bevollmächtigte Mitarbeiter bestimmte Vertretungsbefugnisse für das Unternehmen.
Der Zweck der Handlungsvollmacht besteht darin, dem Handelsverkehr auf vertraglicher Ebene Rechtssicherheit zu geben. Eine Eintragung in das Handelsregister erfolgt im Unterschied zur Prokura nicht.
Umfang einer Handlungsvollmacht
Ein Verkauf oder Kauf von Grundstücken, die Führung von Prozessen oder das Aufnehmen von Krediten sind auf Grundlage einer Handlungsvollmacht generell nicht möglich. Zudem kann der Vollmachtgeber weitere Beschränkungen vornehmen.
Verschiedene Formen einer Handlungsvollmacht
Es gibt verschiedene Arten von Handlungsvollmachten, die sich insbesondere im Hinblick auf ihren Umfang voneinander unterscheiden. Die allgemeine Handlungsvollmacht berechtigt den Bevollmächtigten zum Abschluss der im Rahmen des Handelsverkehrs üblichen Rechtsgeschäfte.
Die Arthandlungsvollmacht sieht eine dauerhafte Erledigung klar definierter, wiederkehrender Rechtsgeschäfte vor. Sie wird im Normalfall im Arbeitsvertrag geregelt und findet zum Beispiel bei Kassierern im Einzelhandel Anwendung.
Die Spezialhandlungsvollmacht berechtigt zum Abschluss bestimmter, einzeln festgelegter Rechtsgeschäfte. Sie kann für deren wiederholte Erledigung oder auch einmalig erteilt werden. Sie ist vor allem in größeren Unternehmen üblich, um Mitarbeiter verschiedener Abteilungen zu abteilungsspezifischen Tätigkeiten zu bevollmächtigen.
Gültigkeit der Handlungsvollmacht
Eine Handlungsvollmacht kann zeitlich unbegrenzt erteilt oder auch mit einer Befristung versehen werden. Die Befristung kann nicht nur einen bestimmten Zeitrahmen vorsehen, sondern die Gültigkeit auch auf ein einzelnes Geschäft beschränken.
Zudem erlischt eine Handlungsvollmacht in folgenden Situationen automatisch:
- Bei Eröffnung des Insolvenzverfahrens
- Wenn das Arbeitsverhältnis endet
- Im Falle der Geschäftsunfähigkeit des Bevollmächtigten
Was beim Ausstellen der Handlungsvollmacht wichtig ist
Für das Ausstellen einer Handlungsvollmacht gibt es keine besonderen Formvorgaben, die eingehalten werden müssen. Allerdings sollte sie in jedem Fall schriftlich festgehalten werden.
Zudem ist es zu empfehlen, dass der Vollmachtgeber den Umfang der Handlungsvollmacht möglichst genau definiert, um späteren Problemen und Missverständnissen vorzubeugen.
Haftung im Rahmen der Handlungsvollmacht
Prinzipiell gilt, dass der Vollmachtgeber, beziehungsweise das Unternehmen für die Handlungen des Bevollmächtigten haftet. Diese Regelung greift nur dann nicht, wenn der Mitarbeiter die Befugnisse, die sich aus seiner Handlungsvollmacht ergeben, überschreitet.
In diesem Fall kann die Haftung auf den Geschäftspartner des Unternehmens übergehen, sofern dieser vom Überschreiten der Kompetenzen wusste (positive Kenntnis) oder hätte wissen müssen (fahrlässige Unkenntnis).
Das gilt auch dann, wenn der Mitarbeiter ganz offensichtlich über die bekannten gesetzlichen Beschränkungen einer Handlungsvollmacht hinaus Geschäfte tätigt.
Mustervorlage für eine Handlungsvollmacht downloaden
Wenn Sie einem Ihrer Mitarbeiter eine Handlungsvollmacht erteilen wollen, finden Sie hier die passende Vorlage. Laden Sie sich das Muster direkt auf Ihren PC herunter und nehmen Sie notwendige Anpassungen an der Handlungsvollmacht ganz einfach in Word vor.